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1. 確定話筒和多媒體設備可以正常使用
確定話筒和多媒體設備的正常使用是非台北共享辦公室常重要的，如果不能正常使用請及時聯系工作人員調式或更換設備。
2. 座椅擺放
椅子最好要提前外拉，主位兩側的椅子擺放要寬台北共同工作空間松，方便領導的進出。座椅的擺放原則為：左為上，右為下。當領導人數為奇數時，中間為首，當領導人數為偶數時，1號人物和二號人物同時在中間，1號人物在二號人物左邊。
3. 話筒、茶杯的紙筆的擺放
用標尺來調整話筒的高度，讓所有的話筒Coworking Space Taipei處於同一高度。茶杯放於話筒右側，如果領導是左手，那麼放於話筒左側。紙筆放於會議桌下邊緣與話筒或名牌對齊。
4. 其他注意事項
在會議正式開始之前，要提前打開會議室的燈，把空調調到合適的溫度，並且這時最好再次檢查下話筒和多媒體設備是否正常。安排服務員倒茶水。在會議開始後，安排服務員每隔一段時間進入會場，看看有沒有領導要續茶水。會議結束後把所有資料帶離會場。
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